Buitenlands bedrijf inschrijven in Nederland: zo werkt het!
Veel buitenlandse ondernemers willen hun bedrijf in Nederland inschrijven, bijvoorbeeld om gemakkelijker opdrachten uit te voeren of facturen te sturen aan Nederlandse klanten. Het inschrijven van een buitenlands bedrijf in Nederland, zoals een Belgische BV, vraagt om een aantal stappen. In deze blog leggen we uit hoe je jouw buitenlandse bedrijf in Nederland inschrijft en waar Hilger Administratie jou bij kan helpen.
10 praktische tips voor buitenlandse bedrijven in Nederland
- Kies een professioneel zakelijk adres in Nederland – Voor de KvK-inschrijving is een Nederlands vestigingsadres verplicht. Dit mag een virtueel kantooradres zijn, zolang de administratie daar gevoerd kan worden. Bij Hilger Administratie kunnen wij dit virtueel adres voor je verzorgen of een geschikte aanbieder voor je selecteren.
- Gebruik een erkende aanbieder voor je vestigingsadres – Wij helpen je bij het vinden van een betrouwbare aanbieder met KvK-geschikte adressen en duidelijke voorwaarden. Daarbij letten we voor jou op eventuele extra kosten zoals postverwerking of gebruik van vergaderruimtes.
- Wij zorgen voor een duidelijke scheiding in je administratie – Bij Hilger Administratie zorgen we ervoor dat jouw Nederlandse administratie duidelijk gescheiden is van de buitenlandse boekhouding. Zo voorkom je fiscale problemen en voldoe je aan alle eisen van de Nederlandse Belastingdienst.
- Controleer of je verplicht bent om btw aan te geven in Nederland – Bij activiteiten in Nederland is btw-aangifte vaak verplicht. Deze aanmelding regelen wij volledig voor je als administratiekantoor.
- Wees alert op de verleggingsregeling – In sectoren als de bouw is vaak sprake van btw-verlegging. Factureer dan zonder btw en vermeld dit correct.
- Zorg dat je facturen voldoen aan Nederlandse eisen – Denk aan KvK- en btw-nummers, correcte benamingen en verleggingsvermeldingen.
- Vraag professionele hulp bij het bepalen van fiscale verplichtingen – Bij Hilger Administratie beoordelen wij voor jou of er sprake is van een vaste inrichting en of er mogelijk dubbele belastingheffing dreigt. Zo weet je zeker dat je voldoet aan de Nederlandse fiscale verplichtingen en voorkom je vervelende verrassingen.
- Controleer of je personeel onder Nederlandse regels valt – Bij inzet van personeel in Nederland moet je soms voldoen aan loonbelasting- en sociale zekerheidsregels.
- Check of aanvullende vergunningen vereist zijn – In sectoren zoals bouw, zorg of horeca zijn mogelijk specifieke vergunningen of registraties verplicht.
- Laat je begeleiden door Hilger Administratie – Wij begeleiden je stap voor stap bij alle formaliteiten: van KvK-inschrijving en btw-registratie tot fiscale aangiftes en administratieve verplichtingen. Zo voorkom je fouten en kun jij je focussen op ondernemen in Nederland.
Waarom een buitenlands bedrijf inschrijven in Nederland?
Wanneer jouw buitenlandse BV regelmatig actief is in Nederland, bijvoorbeeld in de bouwsector, dienstverlening of handel, biedt inschrijving in Nederland verschillende voordelen:
- Een Nederlands btw-nummer, wat administratieve processen aanzienlijk vergemakkelijkt.
- Mogelijkheid tot eenvoudiger zaken doen met Nederlandse opdrachtgevers.
- Een duidelijk onderscheid tussen buitenlandse en Nederlandse activiteiten, wat handig is bij fiscale controles.
- Meer vertrouwen bij Nederlandse klanten dankzij een lokale inschrijving.
Buitenlands bedrijf inschrijven bij de KvK: hoe werkt het?
Een buitenlandse BV kan zich in Nederland inschrijven zonder dat je een aparte Nederlandse BV hoeft op te richten. Dit gebeurt via een inschrijving als nevenvestiging of filiaal bij de KvK. Dit is vaak een praktisch en kostenefficiënt alternatief voor ondernemers die wél in Nederland actief zijn, maar hun hoofdkantoor in het buitenland houden. Zeker met een virtueel vestigingsadres (dat wij voor je kunnen regelen) voldoe je al snel aan de voorwaarden.
Je kunt jouw buitenlandse BV eenvoudig inschrijven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KvK). Hiervoor moet je enkele documenten voorbereiden:
- Uittreksel buitenlands Handelsregister (niet ouder dan 1 maand).
- Statuten van je buitenlandse BV.
- Legitimatiebewijs van de vertegenwoordiger (directeur of gevolmachtigde).
- Nederlands vestigingsadres: dit kan een fysiek bedrijfspand zijn of een virtueel kantooradres.
Is een Nederlands adres verplicht?
Ja, voor inschrijving in Nederland heb je een officieel adres nodig. Dit hoeft echter geen fysieke bedrijfslocatie te zijn. Een virtueel kantooradres voldoet prima, mits hier daadwerkelijk administratie kan worden gevoerd. Een virtueel adres biedt een betaalbare oplossing, bijvoorbeeld via business centers in Limburg, zoals offiRent, MatchOffice of Regus.
Buitenlands bedrijf en belastingplicht in Nederland
Wanneer jouw buitenlandse BV een fysieke locatie in Nederland gebruikt, ontstaat meestal een zogeheten ‘vaste inrichting’. Dit houdt in dat:
- Je Nederlandse vennootschapsbelasting moet betalen over in Nederland gemaakte winst.
- Je duidelijk onderscheid moet maken tussen buitenlandse en Nederlandse administratie.
- Er mogelijk sprake is van dubbele belastingheffing, hoewel dit meestal wordt voorkomen door belastingverdragen tussen België en Nederland.
Heb je géén fysieke vestiging, bijvoorbeeld alleen een virtueel adres, dan heb je meestal alleen te maken met Nederlandse btw-verplichtingen.
Buitenlands bedrijf en btw-nummer aanvragen in Nederland
Na inschrijving bij de KvK beoordeelt de Belastingdienst of jouw buitenlandse BV in aanmerking komt voor een Nederlands btw-nummer. Er moet sprake zijn van daadwerkelijke economische activiteit in Nederland. Soms vraagt de Belastingdienst aanvullende informatie op voordat het btw-nummer wordt toegekend, bijvoorbeeld bij gebruik van een virtueel adres. Geen zorgen: dit proces begeleiden wij van A tot Z. Dit betekent concreet:
- Je bent verplicht btw-aangifte te doen in Nederland (meestal per kwartaal).
- Je kunt Nederlandse btw terugvragen die je zakelijk hebt betaald (bijvoorbeeld op Nederlandse facturen).
- Voor werkzaamheden uitgevoerd in Nederland factureer je met Nederlandse btw aan klanten, tenzij sprake is van verlegging (zoals vaak in de bouw).
Wanneer geldt de verleggingsregeling voor btw?
Voor buitenlandse bedrijven die actief zijn in Nederland, is het belangrijk rekening te houden met de btw-verleggingsregeling. Deze regeling houdt in dat de afnemer (jouw Nederlandse klant) verantwoordelijk is voor het afdragen van de btw aan de Belastingdienst. Dit is vaak van toepassing bij:
- Bouw- en installatiewerkzaamheden.
- Schoonmaakwerkzaamheden.
- Levering van goederen en diensten aan ondernemers binnen Nederland die zelf ook btw-plichtig zijn.
Zorg dat je op jouw facturen duidelijk vermeldt wanneer de btw is verlegd, inclusief het Nederlandse btw-nummer van de opdrachtgever.
Extra tips voor buitenlandse bedrijven in Nederland
Naast inschrijving bij de KvK en fiscale zaken moet je rekening houden met:
- Verzekeringen: Denk aan bedrijfsaansprakelijkheid, vooral relevant in sectoren zoals bouw of dienstverlening.
- Sociale zekerheid: Wanneer personeel actief is in Nederland, is een WagwEU-melding verplicht.
- Administratieve verplichtingen: Zorg dat je administratie helder en gescheiden is per land om fiscale problemen te voorkomen.
- Vergunningen en certificeringen: Mogelijk zijn bepaalde vergunningen vereist, afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten.
👉 Laat Hilger Administratie je helpen!
Bij Hilger Administratie hebben we jarenlange ervaring met het begeleiden van buitenlandse ondernemers die in Nederland actief willen zijn. Wij zorgen voor een vlekkeloze inschrijving bij de KvK, regelen je btw-nummer, adviseren over fiscale aandachtspunten én zorgen dat je administratie perfect in orde is. Met onze digitale werkwijze en persoonlijke aanpak kun je rekenen op snelheid, helderheid en kwaliteit.
📍 Virtueel adres nodig? Wij denken graag met je mee.
📞 Persoonlijk contact via WhatsApp of videogesprek. Klik hier voor onze Whatsapp
🧾 Werkend met Exact Online voor maximale efficiëntie.
Hilger Administratie begeleidt je graag bij het inschrijven van jouw buitenlandse bedrijf in Nederland. Bekijk ook onze andere diensten voor ondernemers met grensoverschrijdende activiteiten, zoals boekhouding voor bouwbedrijven of internationale btw-registratie. Wil je meer weten over hoe je je administratie op orde houdt als buitenlands bouwbedrijf in Nederland? Lees dan ook onze blog over administratie in de bouwsector voor praktische tips!
